毎月の集計作業を、自動に。エクスポート機能のご紹介

いつも Pokepay をご利用いただきありがとうございます。

月末の売上集計や会計処理のために、毎回手作業でデータを集めていませんか。
Pokepayの エクスポート機能 なら、必要なデータをCSVやXLSXで出力できるだけでなく、スケジュールを設定して自動で作成し、経理担当や関係者のメールアドレスへお知らせを自動送付 できます。

本コラムでは、エクスポート機能でできることと、会計・経理をラクにする活用方法、設定方法をご紹介します。

Pokepay (ショップ向け) のダウンロードがまだの方はこちら。

エクスポート機能でできること

エクスポートできる4種類のデータ

「取引と会員リスト」と「集計レポート」は、期間と対象店舗を指定して出力できます。

ファイル形式はCSVとXLSXから選べる

CSVはデータ連携や移行に向いた生データ、XLSXはMicrosoft Excelでそのまま開ける形式です。
両方を同時に選ぶこともできます。

なお、CSVを表計算ソフトで開くと一部の値が数式として処理される場合があるため、閲覧が目的の場合はXLSXをおすすめします。

スケジュールを設定すれば、自動で作成＆メールでお知らせ

「取引と会員リスト」と「集計レポート」は、スケジュールを登録しておくと自動で作成されます。
頻度は 毎日・毎週・毎月・毎年 から選べます。

さらに、お知らせを送るメールアドレスを追加登録 できます。
ご自身の登録アドレスのほか、経理担当者のアドレスやPC用のアドレスなど、複数を指定できます。

活用方法

経営者視点：会計・経理のためのデータづくりを自動化する

① 毎月の会計処理に必要なデータを、自動で用意する

月次の会計処理では、期間ごとの取引データや店舗別の集計が必要になります。
「毎月1日」などのスケジュールを設定しておけば前月分のデータが自動で作成されるため、締めのタイミングで慌てて出力する必要がなくなります。

「集計レポート」には店舗ごとのチャージ額・支払額・取引数などがまとまっているため、会計ソフトへの入力や社内共有の資料づくりにそのまま活用できます。

② 経理を外部に任せている場合も、メールで自動連携

メールの送信先は追加登録できるため、社内の経理担当だけでなく、外部の会計事務所など社外のアドレスも指定できます。
データができあがるたびに自動でお知らせが届くので、「毎月データを出して送る」という連絡の手間がなくなります。

なお、ファイルのダウンロードには Pokepay（ショップ向け）アプリでの認証が必要です。
外部の担当者にダウンロードまでお任せする場合は、その方を「経理担当」などの管理者として招待し、ご本人でスケジュールを設定していただく運用がスムーズです。

③ 有効期限間近の会員リストで、失効前の施策につなげる

「もうすぐ有効期限切れリスト」では、残高の失効が近い会員を期限が近い順に出力できます。
失効前のご案内やキャンペーンの対象者選定など、来店促進の施策づくりに活用できます。

このリストはスケジュールの対象外のため、必要なタイミングで出力してご利用ください。

オペレーション視点：手作業を減らし、安全に受け渡す

① 「毎月データを出す」作業をなくす

スケジュールを一度設定すれば、以降は自動で作成され、メールでお知らせが届きます。
担当者が月末の作業を忘れてしまう心配もありません。

毎月29日・30日・31日を指定した場合、その日が存在しない月は自動的に月末最終日に調整されます。

② 個人情報の取り扱いとセキュリティ

エクスポートしたデータには、会員名やメールアドレスなどの個人情報が含まれる場合があります。
Pokepayでは、ダウンロードリンクの有効期限を 作成から14日間 とし、ダウンロード時には Pokepay（ショップ向け）アプリでのQRコード認証を必要としています。

誰がいつダウンロードしたかの ダウンロード履歴 を確認でき、必要に応じて期限前に ダウンロードリンクを無効化 することもできます。

ダウンロード後のファイルの取り扱いには、十分ご注意ください。

③ 権限設定で、必要な人だけが扱えるように

エクスポート機能は管理者の権限で制御されます。
オーナー・サブオーナー・経理担当は初期状態で利用でき、スタッフ・レジ担当・マーケターは利用できない設定になっています。

また、会員の個人情報を閲覧する権限がない管理者がエクスポートした場合、メールアドレスや電話番号は伏せ字で出力されます。

設定方法

手動でエクスポートする

1. メニューから「エクスポート」をタップ
2. 右上の「新規」をタップ
3. データの種類を選ぶ
4. 期間・ファイル形式・対象店舗を選んで作成

作成が完了すると、メールとプッシュ通知でお知らせが届きます。

スケジュールを設定する

1. メニューから「エクスポート」をタップ
2. 「スケジュール」を開く
3. 「取引と会員リスト」または「集計レポート」の「スケジュールを追加」をタップ
4. 頻度（毎日・毎週・毎月・毎年）とファイル形式・対象店舗を選ぶ
5. 「メール送信先の追加」から、お知らせを送るメールアドレスを追加する（任意）
6. 保存

設定したスケジュールごとにデータが自動的に作成され、ファイルができあがるとメールでお知らせが届きます。

まとめ

エクスポート機能は、会計処理や社内共有に必要なデータを、手作業なしで用意できる機能です。
スケジュールを設定すれば毎日・毎週・毎月・毎年の頻度で自動作成され、経理担当や社外の関係者のアドレスへ自動でお知らせを届けられます。

月末の集計作業に時間を取られている場合は、まずは「毎月」のスケジュールをひとつ設定してみてください。

ご不明な点やご要望がありましたら、いつでもサポートチームまでお気軽にお問い合わせください。
今後も Pokepay をどうぞよろしくお願いいたします。