• 会計・残高管理・カルテ記入を手作業で行っており、受付業務が非効率だった
• 紙プリペイドカードの印刷・管理・紛失対応に手間と負担がかかっていた
• クレジット決済依存による手数料負担が利益を圧迫し、改善策を探していた

Pokepay導入前の課題

紙のプリペイド管理に限界を感じていた

もともと当院では、独自のプリペイドカードを導入していました。 しかし、アナログ管理の煩雑さには常に課題を感じていました。残高を計算機で算出し、決済を行い、さらにカルテへ手書きで転記する——お客様一人あたりに2〜3分はかかる作業です。受付人数が30人ともなれば、合計で90分以上もの時間を要していました。

また、紙のプリペイドカードは印刷・保管・在庫管理の手間がかかり、印刷代も無視できません。 お客様がカードを忘れた場合は領収書をこちらで保管し、後日「この分のお支払いがまだです」と連絡することもありました。会計を人の手で行う以上、ミスの可能性もゼロではなく、ダブルチェックは欠かせません。効率的とは言いがたい運用だったと思います。

Pokepayを選んだ理由

費用面・仕組み・導入ハードル、すべてが理想的でした

導入のきっかけは、インターネット検索です。 「デジタル プリペイドカード」と検索して複数のサービスを比較していたときに、Pokepayが目に留まりました。ホームページの説明がとても分かりやすく、初期費用やランニングコストの比較表もあり、料金体系が明快でした。

なかでも月額9,900円で無制限に使えるという点は魅力的でした。 当初は高い固定費を払ってまで導入するのは・・・と迷っていたのですが、Pokepayは小規模プランから始められ、メンバーが上限に達した段階で柔軟にスケールできる仕組み。私たちの規模にちょうど合っていました。

もう一つの決め手は、業務が確実に楽になるという確信を持てたことです。 現場でお客様と向き合う時間を増やしたい、スタッフの事務作業を減らしたい——そうした日々の悩みを解消できる機能がPokepayには揃っています。さらに、デジタル化によってお金のやり取りを見える化できれば、お客様にも安心感を提供できると感じました。

また、導入を検討する過程で、実際にPokepayを利用している知人に話を聞いたところ、「使いやすくて便利」との声をもらい、それも大きな後押しになりました。

Pokepay導入後の効果

受付業務は1/6に短縮、印刷コストはほぼゼロに。利益率も向上

導入から2カ月ほど経ちますが、効果は想像以上でした。 まず、受付業務の効率が劇的に改善しました。1人あたり2〜3分かかっていた会計処理が、いまでは30秒ほどで完了。カルテへの記入や残高確認も不要となり、全体的に受付業務にかかる時間が約1/6になりました。

さらに、紙カードの印刷・保管が不要になったことで、印刷コストはほぼゼロに。月額9,900円の利用料金を差し引いても、総コストは以前よりも低く抑えられています。在庫管理や紛失対応のストレスからも解放されました。

売上面では、Pokepay導入を機にクレジットカード決済の利用が減少し、手数料負担が軽減したため、売上総額は変わらないものの、利益率は向上しました。

そして何より、お客様との関係性がより良い方向に変化しています。 カードを忘れて困る方が減り、スマホで残高を確認できる安心感も好評です。 「継続利用したい」とおっしゃる方や、「ついにアナログから卒業しましたね」と笑顔で声をかけてくださる方もいらっしゃいました。

結果として、業務の効率化・コスト削減・お客様の利便性向上という三拍子が揃いました。 どれをとっても導入して良かったと思える結果になったと思います。